Cara Menambahkan Faktur Pembelian/Purchase Invoice (Import)

Jika Anda telah memiliki daftar faktur pembelian atau hutang ke supplier dari pencatatan sebelumnya yang ingin ditampilkan pada Backoffice DMS, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

Step 1. Silakan pilih menu Purchase

Step 2. Kemudian pilih Purchase Invoice

Step 3. Klik Import

Step 4. Silakan unduh template import dengan cara klik Template

NOTE:

Jika faktur pembelian Anda terhadap supplier ini ingin mengupdate/menambah stok produk yang telah ada pada stock list DMS, maka Anda harus mengaktifkan fitur update stock terlebih dahulu dengan cara checklist update stock by import seperti berikut. 1. Buka menu Profile. 2. Pilih menu Settings. 3. Buka tab Stock. 4. Checklist Update Stock by Import Sebaliknya, unchecklist jika Anda hanya ingin mencatat hutang terhadap supplier atau faktur pembelian yang ingin ditambah lewat import tidak ingin mempengaruhi/menambah stok pada stock list DMS Anda. Lakukan sebelum template import di-upload!

Step 6. Buka file template yang sudah berhasil terunduh dan isi masing-masing kolom (e.g Reference No, Purchase Date, Payment Term, Supplier Code, Warehouse Name, Purchase Type, Product Code, Price, Total Quantity, Discount Item Percentage, Discount Item Amount, Tax Percentage, Discount Purchase Percentage, Discount Purchase Amount, Total) sesuai data faktur pembelian yang akan diimport kemudian simpan.

Note:

• *Reference No: nomor referensi dari nomor faktur sebelumnya karena penomoran faktur pada DMS akan di-generate baru menjadi PI- dengan diikuti nomor 2 digit tahun, 2 digit bulan, dan 5 digit nomor urut faktur (PI-230800001).
• *Purchase Date (dd-MM-yyyy): tanggal pesanan atau faktur dengan format tanggal-bulan-tahun. Contoh : 22-08-2023.
• *Payment Term: tempo atau waktu pembayaran.
• *Supplier Code: kode supplier.
• *Warehouse Name: nama gudang tempat stok produk akan disimpan.
• *Salesman Code: kode salesman yang memproses faktur tersebut.
• *Purchase Type: jenis faktur yang akan di-upload. Anda dapat mengimport faktur pembelian dan retur pembelian pada template dan menu import yang sama dengan membedakan Purchase Type. Contoh : Purchase --> Faktur Pembelian (Purchase Invoice) Return --> Retur Pembelian (Purchase Return)
• Product Code: Kode produk yang dipesan.
• Price: Harga jual produk dengan satuan unit terkecil saat faktur ini diterbitkan.
• TotalQuantity: Jumlah produk yang dipesan.
• Discount Item Percentage : Isi jika terdapat diskon perproduk dalam bentuk persen. (Contoh : jika diskon 10% maka hanya isi angka 10).
• Discount Item Amount : Isi jika terdapat diskon perproduk dalam bentuk nominal uang. Contoh : jika diskon 5,000 maka hanya isi angka 5000.
• Tax Percentage: isi jika harga ditambah pajak sesuai persentase yang dikenakan. Contoh : jika pajak 10% maka isi angka 10.
• Discount Purchase Percentage : Isi jika terdapat tambahan diskon dalam bentuk persen diluar dari diskon peritem produk. Contoh: jika dalam 1 faktur semua produk dikenakan tambahan diskon sebesar 5% maka isi angka 5.
• Discount Purchase Amount : Isi jika terdapat tambahan diskon nominal uang diluar dari diskon peritem produk. Contoh: jika dalam 1 faktur semua produk dikenakan tambahan diskon sebesar 50,000 maka isi angka 50000.
• Total : isi sesuai nilai total akhir faktur yang sesuai setelah ditambah pajak dan dikurangi diskon. FYI : - Tanda * atau highlight kuning pada kolom adalah wajib isi. - Penjelasan dalam kotak kuning dapat Anda temukan pada template dengan cara menyorot atau arahkan kursor ke arah segitiga merah pada ujung kanan masing-masing kolom.

Case 1. Jika faktur pembelian terdiri dari 1 produk.

Faktur hanya berisi 1 produk, akan diwakilkan dengan 1 nomor referensi dalam 1 baris (row). Contoh : Faktur dengan nomor referensi (Ref-PI0055113) hanya ada 1 row dengan 1 produk (ABC-123). Hal ini juga berlaku pada Return.

Case 2. Jika faktur pembelian terdiri lebih dari 1 produk.

Faktur yang berisi lebih dari 1 produk, harus diinput sebanyak jumlah produk yang ada pada faktur tersebut. Contoh : Faktur dengan nomor (Ref-PI0055113) diinput 3 kali dengan 3 baris berbeda sesuai dengan jumlah 3 produk berbeda (ABC-123, BEF-126 dan GHI-125). Hal ini juga berlaku pada Return.

Step 7. Pilih Choose File untuk memilih template yang sudah diisi sebelumnya.

Step 8. Pilih File Template yang akan diimport. Lalu pilih Upload.

Data sudah berhasil ter-imported jika muncul pop up message berikut

Jika hanya ingin menambahkan hutang saja tanpa perlu mengetahui berasal dari produk apa faktur tersebut, Anda tidak perlu mengisi kolom produk hingga discount purchase amount atau cukup hanya isi kolom wajib yang ber-highlight kuning dan total saja.

Selamat mencoba, Kawan Simpli :)