Mengenal dan Memahami DMS
Berikut ini adalah hal-hal yang Anda perlukan untuk menggunakan DMS pertama kali (getting started with DMS).
Jika Anda belum memiliki informasi-informasi berikut, Anda dapat melewati langkah ini pada saat melakukan pengaturan awal.
Anda atau seseorang dengan wewenang "Owner" atau ""Superuser" dapat melengkapi data-data ini kemudian hari:
- Siapkan nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, email, no.telp, dan akun bank perusahaan;
- Siapkan Daftar Pegawai yang akan menggunakan DMS;
- Siapkan Daftar Produk dan Daftar Pelanggan (untuk pengguna yang sudah memiliki pembukuan sebelum menggunakan DMS);
- Siapkan Daftar Harga Jual Produk untuk produk yang memiliki daftar harga yang berbeda untuk setiap pelanggan;
- Siapkan Daftar Gudang yang akan digunakan;
- Siapkan Data Stok yang sudah ada.
- Siapkan Daftar Kendaraan yang akan digunakan untuk pengantaran;
- Siapkan Daftar Piutang dan Daftar Utang di periode sebelumnya yang belum lunas (jika ada);
- Siapkan Jadwal Kunjungan Harian Salesman (jika ada).
- Sistem DMS dapat diakses melalui browser Google Chrome (direkomendasikan).
Jika Anda belum pernah memiliki pembukuan untuk usaha Anda, Anda dapat memasukkan data secara manual dengan cara:
- 1.Lengkapi informasi perusahaan
- 2.Aktifkan fitur tambahan Accounting di Master Data> Configuration> Setting> centang Accounting Module> Install
- 3.Buat akun Kas & Bank yang digunakan di perusahaan Anda
- 4.Isi Saldo awal akun Kas & Bank pada Menu Daftar Akun
- 5.Catat transaksi piutang/utang yang masih outstanding
- 6.Masukkan Metode Pembayaran, Jangka Waktu Pembayaran, Division untuk mengelompokkan product per customer/salesman (jika ada).
- 7.Buka laporan neraca di tahun berjalan Anda menggunakan menu Intelligence> Account Report> Journal untuk memastikan saldo-saldo akun kas & bank telah sesuai.
Jika menggunakan software lain, Anda dapat mengekspor data-data Anda (Dalam bentuk format excel). Kemudian, download template import DMS sesuai kebutuhan, dan sesuaikan dengan data yang ada dengan format DMS. Lalu lakukan impor ke DMS.
- 1.Lengkapi informasi perusahaan
- 2.Aktifkan fitur tambahan Accounting di Master Data> Configuration> Setting> checklist Accounting Module> Install.
- 3.Pindahkan daftar pegawai Anda dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Employee Master.
- 4.Pindahkan daftar produk Anda dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Product Master.
- 5.Pindahkan daftar harga jual produk dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Pricelist.
- 6.Pindahkan daftar pelanggan Anda dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Customer Master.
- 7.Pindahkan daftar stok produk dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Stock Transaction In atau melalui Purchase Invoice.
- 8.Pindahkan daftar rute harian file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Employee Route Plan.
- 9.Pindahkan daftar faktur penjualan Anda dari file Excel sebelumnya ke template default DMS dan upload ke Sales Invoice (jika ada).
Dengan demikian, Anda telah siap menggunakan DMS!