Menambahkan Customer Secara Manual
Step 1. Kunjungi website DMS di https://my.simplidots.co.id/#/Account/Signin dan sign in dengan menggunakan Username beserta Password akun DMS Anda
Step 2. Setelah berhasil masuk ke Akun DMS Anda, kemudian pilih menu “Master Data” > “Customer” > “Customer Master”
Step 3. Pada halaman Customer Master, pilih tombol “+” pada bagian kanan bawah
Step 4. Pada halaman berikut, Anda dapat mulai memasukkan semua customer baru Anda beserta detail informasi yang dibutuhkan
A. Pada bagian “Customer Details”
1. Isi kolom “Code” dengan Kode Customer Anda, pengisian “Code” boleh tidak silakukan. Sistem akan otomatis menyesuaikan kode customer jika Anda tidak mengisi kolom ini
2. Isi bagian “Status” dengan melakukan klik pada lingkaran kecil yang tersedia di keterangan status. Klik “Active” jika customer yang dimasukkan adalah customer yang aktif dan diizinkan untuk melakukan transaksi3. Isi kolom “Name” dengan nama customer Anda, sebagai contoh: Toko Mawar
3. Isi kolom “Name” dengan nama customer Anda, sebagai contoh: Toko Mawar
4. Isi kolom “Employee” dengan nama sales yang ditugaskan sebagai penanggungjawab untuk orderan yang dimasukkan dari website. Namun jika orderan masuk dari sales yang melakukan kunjungan, maka nantinya orderan dari customer tersebut akan ditugaskan kepada sales yang melakukan input order dari aplikasi. Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan Employee dengan memilih tombol “+”. Setelah terisi lengkap informasi mengenai Employee dan klik "Active", pilih tombol “Save”
5. Isi kolom “Customer Group” dengan pengelompokan tertentu untuk customer. Hal ini nantinya akan berkaitan dengan pemberian diskon berdasarkan pengelompokkan customer. Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan daftar Customer Group terlebih dahulu dengan memilih tombol “+” (Create Customer Group) dan memasukkan nama grup customer lalu pilih tombol “Save”
6. Isi kolom “Channel” dengan pengelompokkan customer berdasarkan segmentasi pasar. Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan daftar Channel Customer terlebih dahulu dengan memilih tombol “+” (Create Channel) dengan memasukkan nama channel. Sebagai contoh: Anda memasukkan customer ke dalam channel Grosir, Retail, Apotik, dll., kemudian pilih tombol “Save”
7. Isi kolom “Payment Term” dengan jangka waktu pembayaran yang Anda berikan pada Customer. Pada bagian ini, Anda dapat menambahkan daftar jangka waktu pembayaran terlebih dahulu dengan memilih tombol “+” (create payment term) dengan memasukkan nama jangka waktu pembayaran serta jumlah hari untuk jangka waktu tersebut. Sebagai contoh: Nama Payment Term: NET14
8. Isi kolom “Price List” dengan kelompok harga beli yang Anda berikan kepada customer. Sebagai contoh: Anda memberikan kepada customer untuk setiap produk yang dibeli mendapatkan harga grosir, customer baru, end user, atau harga luar kota. Untuk menambahkan Price List baru, dapat ditambahkan melalui “Master data” > “Product” > “Price List”
9. Isi bagian “Type” dengan melakukan klik pada persegi kecil yang tersedia dibagian type. Klik “Billing” jika customer yang dimasukkan adalah customer yang hanya melakukan pembayaran untuk produk yang dipesan, Anda akan diminta untuk memasukkan nama customer yang menjadi alamat pengantaran barang. Klik “Shipping” jika customer yang dimasukkan adalah customer yang hanya menjadi alamat untuk pengantaran saja. Apabila customer tersebut adalah pihak yang melakukan pembayaran dan alamatnya sebagai tujuan pengantaran maka Anda tidak perlu melakukan klik pada “Billing” ataupun “Shipping”
10. Klik persegi kecil yang tersedia disamping “Is Taxable” jika pada setiap invoices penjualan produk ke customer dicantumkan pajak PPN. Jika tidak dicantumkan, maka tidak perlu di klik
B. Pada bagian “Account Mapping” terdapat “Account Receivable” dan “Account Payable” yang sudah otomatis terisi oleh sistem. Anda tidak perlu melakukan perubahan untuk bagian ini
C. Pada bagian “Limit”
Isi kolom “Limit” dengan batasan jumlah hutang yang diberikan kepada customer dalam satuan mata uang yang sudah ditetapkan. Sebaga contoh: customer limit sebesar 10.000.000,00
Isi kolom “Additional” jika customer diberikan tambahan jumlah hutang yang diperbolehkan.
Pada bagian atas “Additional” dapat ditambahkan pengaturan untuk menentukan batas akhir berlakunya Limit tambahan
D. Pada bagian “Division” terdapat “Division” dan “Employee”. Untuk “Division” dapat diisi dengan memasukkan divisi mana saja yang produknya dapat dipesan oleh customer. Terdapat tombol “+ Division” untuk menambahkan beberapa divisi. Sedangkan untuk “Employee” diisi dengan memasukkan nama sales jika customer memakai aplikasi SimpliDOTS Retail
E. Pada “Maximum Invoice” dapat dimasukkan batas jumlah invoice yang diberikan kepada customer untuk transaksi dalam satu hari. Tidak perlu diisi jika memang tidak ada batasan invoices
F. “Customer Info” merupakan informasi mengenai customer yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Pengisian “Customer Info” dapat dilakukan oleh salesman di lapangan melalui aplikasi SFA (Sales Force Automation) ataupun oleh admin dengan cara melakukan pengisian informasi pada kolom yang sudah tersedia
G. Pada “Tax Info” terdapat keterangan mengenai nomor, nama, dan identitas wajib pajak beserta alamat dari pemilik toko. Informasi ini dapat dimasukkan jika dibutuhkan
H. Pada “Additional Info”, Anda dapat menambahkan catatan untuk customer baru yang dimasukkan. Sebagai contoh: Libur setengah hari setiap Jumat, baru buka pukul 14.00 WIB
Step 6. Jika sudah terisi semua, maka Anda dapat memilih tombol “Save” untuk melakukan penyimpanan customer baru. “Save & Verify” untuk melakukan penyimpanan data customer sekaligus melakukan verifikasi terhadap informasi dan data customer. “Save & New” untuk melakukan penyimpanan customer baru sekaligus selanjutnya ingin memasukkan customer baru lainnya.
Customer baru yang sudah Anda input akan tersimpan pada master data “Customer” di akun DMS Anda. Berikut tampilan data customer pada akun DMS Anda:
Last updated
