Memahami Menu Daftar Sales Order

Menu Daftar Sales Order merupakan wadah seluruh pesanan masuk baik dibuat dari SFA, Retail maupun backoffice DMS.

Anda dapat melihat menu ini dengan cara:

Step 1. Buka menu Sales.

Step 2. Pilih Order.

Step 3. Kemudian pilih Orders.

Pada menu Orders terdapat tampilan berikut:

1. Menu Filter

Pada menu filter, terdapat field filter sebagai berikut:

• Date from and to : Untuk melihat data berdasarkan range tanggal yang dipilih dari mulai hingga akhir. Contoh : 01-08-2023 hingga 31-08-2023

• Status : untuk melihat data pesanan berdasarkan status berdasarkan level. Ada 5 level status yang terdapat pada menu Sales Oder (SO), yaitu Draft, Verified, To Invoice, Fully Invoice dan Cancelled.

Keterangan:

• Draft : SO yang baru dibuat dari backoffice atau baru masuk dari aplikasi SFA atau Retail ke backoffice sebelum mendapat verifikasi dari admin.

• Verified: SO yang telah dibuat dan masuk ke backoffice dan telah diverifikasi oleh admin sehingga salesman tidak dapat mengubah data SO dari aplikasi SFA.

• To Invoice : SO yang telah diverifikasi dan diproses ke dalam surat jalan atau DO (Delivery Order) namun belum atau tidak memiliki faktur atau SI (Sales Invoice), atau SO yang masih terdapat sisa item yang belum dikirim atau diproses ke surat jalan dan invoice.

• Fully Invoice : SO yang telah selesai seluruh proses pembuatan surat jalan atau DO dan faktur atau SI sesuai dengan jumlah pesanan.

• Cancelled: SO yang telah dibatalkan.

• Ordered From : menu untuk melihat data berdasarkan asal pesanan dibuat seperti pesanan dibuat dari Web, Mobile, dan Customer.

Keterangan:

• Web : pesanan dibuat dari web backoffice oleh admin.

• Mobile: pesanan dibuat dari aplikasi SFA salesman.

• Customer : pesanan dibuat dari aplikasi Retail customer.

• Search : untuk mencari data pesanan berdasarkan nomor pesanan.

• Customer : untuk melihat data berdasarkan nama pelanggan.

• Salesman : untuk melihat data berdasarkan nama salesman yang membuat pesanan.

• Warehouse : untuk melihat data berdasarkan nama gudang yang berkaitan dengan pesanan.

2. Menu Export

• As Excel : untuk mengunduh/download data pesanan ke dalam format file excel.

• Print Orders: untuk melihat preview print report Proforma Invoice berdasarkan nomor SO yang di-checklist dan dapat di-export ke dalam format file excel dan pdf.

Proforma Invoice

Format Excel.

Format Pdf.

3. Menu List Orders.

Pada menu table list orders, terdapat data seperti : No, Date, Order No, Customer, Salesman, Warehouse, Total, Deliveries, Invoices, Items, Status, Action, Total Orders, button checklist, button Clear All Selected dan button add.

• No: Nomor urut daftar pesanan sesuai filter tanggal.

• Date: Tanggal pesanan

• Order No : Nomor pesanan. Nomor pesanan terdiri dari prefix SO- diikuti dengan 2 digit tahun, 2 digit bulan dan 5 digit nomor urut. Contoh : SO-230800092 (Pesanan dibuat tahun 2023, bulan Agustus, urutan ke 92).

• Customer : nama pelanggan.

Keterangan: - Tanda warning merah menandakan terdapat piutang yang belum dibayar dan sudah jatuh tempo. - Tanda warning biru menandakan tidak terdapat piutang yang belum dibayar dan namun belum jatuh tempo FYI : D --> Debt : Jumlah hutang L --> Limit : Batas plafon kredit Overdue --> Jumlah yang telah jatuh tempo Unpaid invoice : Jumlah faktur hutang yang belum dibayar

• Salesman : nama salesman.

Keterangan:

• Ikon device yang berwarna orange tebal : pesanna dibuat dari web.

• Ikon device yang berwarna putih : pesanan dibuat dari mobile atau aplikasi SFA.

• Ikon troli : pesanan dibuat dari customer atau aplikasi Retail.

• Warehouse: nama gudang

• Total : total pesanan sesuai nomor SO.

• Deliveries : Jumlah surat jalan atau DO (Delivery Order).

• Invoices : Jumlah faktur atau SI (Sales Invoice).

• Items: Jumlah item produk yang dipesanan sesuai nomor SO.

• Status : level status pesanan.

• Actions : Tindakan yang dapat dilakukan terhadap setiap nomor SO. Tombol actions terdiri atas Edit, Copy, Return.

Keterangan:

• Edit: tombol ubah pesanan jika status SO adalah Draft, Verified.

• Copy : tombol salin pesanan menjadi duplikat dengan nomor SO yang berbeda namun isi yang sama.

• Return : tombol retur atau kembalikan pesanan jika status SO adalah Fully Invoice dan To Invoice.

• Button Checklist : jika pesanan ingin diprint ke proforma invoice.

  
• Button Clear All Selected: jika checklist yang di-applied ingin dibatalkan.
• Total Orders: total keseluruhan pesanan berdasarkan filter yang di-applied.
• Button Plus : jika ingin membuat pesanan baru dari web.