Cara Menambahkan Faktur Penjualan/Sales Invoices (Import)

Jika Anda telah memiliki daftar faktur penjualan dari pencatatan sebelumnya yang ingin ditampilkan pada Backoffice DMS, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

Step 1. Silakan pilih menu Sales

Step 2. Kemudian pilih Invoice

Step 3. Pilih Invoices

Step 4. Klik Import Excel

Step 5. Silakan unduh template import dengan cara klik Template

NOTE:

Jika piutang pelanggan ini ingin mengupdate/memotong stok produk yang telah ada pada stock list DMS, maka Anda harus mengaktifkan fitur update stock terlebih dahulu dengan cara checklist update stock by import seperti berikut. 1. Buka menu Profile. 2. Pilih menu Settings. 3. Buka tab Stock. 4. Checklist Update Stock by Import Sebaliknya, unchecklist jika faktur penjualan yang ingin ditambah lewat import tidak ingin mempengaruhi/mengurangi stok pada stock list DMS Anda. Lakukan sebelum template import di-upload!

Step 6. Buka file template yang sudah berhasil terunduh dan isi masing-masing kolom (e.g Reference No, Order Date, Warehouse Name, Salesman Code, Customer Code, Invoice Type, Product Code, Price, Total Quantity, Discount Item Percentage, Discount Item Amount, Tax Percentage, Discount Order Percentage, Discount Order Amount, Total) sesuai data faktur penjualan yang akan diimport.

Template Import SI (excel)

Note:

• *Reference No: nomor referensi dari nomor faktur sebelumnya karena penomoran faktur pada DMS akan di-generate baru menjadi SI- atau AP- (atau sesuai setting) dengan diikuti nomor 2 digit tahun,2 digit bulan, dan 5 digit nomor urut faktur (SI-230800001).
• *Order Date (dd-MM-yyyy): tanggal pesanan atau faktur dengan format tanggal-bulan-tahun. Contoh : 22-08-2023.
• *Warehouse Name: nama gudang tempat stok produk terjual berasal.
• *Salesman Code: kode salesman yang memproses faktur tersebut.
• *Customer Code: kode pelanggan yang memiliki faktur tersebut.
• *Invoice Type: jenis faktur yang akan di-upload. Anda dapat mengimport faktur penjualan dan retur penjualan pada template dan menu import yang sama dengan membedakan Invoice Type. Contoh : Sales --> Faktur Penjualan (Sales Invoice) Return --> Retur Penjualan (Sales Return)
• Product Code: Kode produk yang dipesan.
• Price: Harga jual produk dengan satuan unit terkecil saat faktur ini diterbitkan.
• TotalQuantity: Jumlah produk yang dipesan.
• Discount Item Percentage : Isi jika terdapat diskon perproduk dalam bentuk persen. (Contoh : jika diskon 10% maka hanya isi angka 10).
• Discount Item Amount : Isi jika terdapat diskon perproduk dalam bentuk nominal uang. Contoh : jika diskon 5,000 maka hanya isi angka 5000.
• Tax Percentage: isi jika harga ditambah pajak sesuai persentase yang dikenakan. Contoh : jika pajak 10% maka isi angka 10.
• Discount Order Percentage : Isi jika terdapat tambahan diskon dalam bentuk persen diluar dari diskon peritem produk. Contoh: jika dalam 1 faktur semua produk dikenakan tambahan diskon sebesar 5% maka isi angka 5.
• Discount Order Amount : Isi jika terdapat tambahan diskon nominal uang diluar dari diskon peritem produk. Contoh: jika dalam 1 faktur semua produk dikenakan tambahan diskon sebesar 50,000 maka isi angka 50000.
• Total : isi sesuai nilai total akhir faktur yang sesuai setelah ditambah pajak dan dikurangi diskon. FYI : - Tanda * atau highlight kuning pada kolom adalah wajib isi. - Penjelasan dalam kotak kuning dapat Anda temukan pada template dengan cara menyorot atau arahkan kursor ke arah segitiga merah pada ujung kanan masing-masing kolom.

Case 1. Jika faktur penjualan terdiri dari 1 produk.

Faktur hanya berisi 1 produk, akan diwakilkan dengan 1 nomor referensi dalam 1 baris (row). Contoh : Faktur dengan nomor referensi (Ref-SI0046083) hanya ada 1 row dengan 1 produk (P-00001). Hal ini juga berlaku pada Return.

Case 2. Jika faktur penjualan terdiri lebih dari 1 produk.

Faktur yang berisi lebih dari 1 produk, harus diinput sebanyak jumlah produk yang ada pada faktur tersebut. Contoh : Faktur dengan nomor (Ref-SI0046083) diinput 3 kali dengan 3 baris berbeda sesuai dengan jumlah 3 produk berbeda (P-00001, P-00002 dan P-00003). Hal ini juga berlaku pada Return.

Step 7. Pilih Choose File untuk memilih template yang sudah diisi sebelumnya.

Step 8. Pilih File Template yang akan diimport. Lalu pilih Upload.

Data sudah berhasil ter-imported jika muncul pop up message berikut

Jika hanya ingin menambahkan piutang saja tanpa perlu mengetahui berasal dari produk apa faktur tersebut, Anda tidak perlu mengisi kolom produk hingga discount order amount atau cukup hanya isi kolom wajib yang ber-highlight kuning dan total saja.

Selamat mencoba, Kawan Simpli :)