Cara Membuat Order Return

Untuk mengembalikan pesanan namun pesanan tersebut berasal dari beberapa faktur penjualan sebelumnya dan ingin digabung menjadi satu retur pesanan, silakan ikuti langkah - langkah berikut ini:

Proses Order Return (OR)

Step 1. Buka menu Sales.

Step 2. Pilih menu Order.

Step 3. Pilih menu Return.

Step 4. Pilih icon + pada pojok kanan bawah.

Retur pesanan ini tidak memiliki nomor referensi otomatis dari transaksi sebelumnya, sehingga Anda harus mengisi nomor referensi secara manual untuk mengetahui dari mana berasal pesanan retur ini sebelumnya.

Step 5. Isi data pesanan retur sesuai kolom yang tersedia.

Ketika Anda mengisi data pesanan return, ada data yang secara otomatis terisi apabila Anda memilih data berikut:

1. Customer --> Data customer otomatis akan mengisi data Address (alamat lengkap pelanggan), Salesperson (salesman yang ditentukan untuk pelanggan tersebut) , Warehouse (gudang tempat salesman mengambil stok produk), Shipping (nama tempat pengantaran pesanan), Shipping Address (alamat pengantaran pesanan), Payment Term (jenis tempo pembayaran), Due Date (tanggal jatuh tempo), dan Pricelist (daftar harga).

2. Product --> Data product otomatis akan mengisi data Price (harga), Tax (pajak), dan apabila telah ditentukan khusus promo, maka promo akan otomatis ter-applied pada kolom Discount (%). Selain itu, ada beberapa hal juga berkaitan dengan produk yang otomatis ter-applied seperti : Product Link (embalase) dan Promo Bonus Produk. Hal ini dikarenakan, setiap master data customer (pelanggan) dan product (produk) telah disediakan data berkaitan agar salesman maupun admin tidak perlu mengisi secara manual ketika ingin membuat pesanan.

Note:

Product Link (Embalase) : Jenis produk memiliki keterkaitan atau hubungan dengan produk lain. Produk ini akan otomatis ikut terjual apabila produk utama (product parent) dibeli oleh pelanggan. Contoh produk link seperti produk embalase berikut: "Air Galon x Galon Kosong" Ketika pelanggan memesan Air Galon, maka otomatis pelanggan akan mendapatkan Galon Kosong. Air Galon dan Galon Kosong memiliki harga masing-masing. Namun, pelanggan hanya akan dikenakan biaya Air Galon saja dan Galon Kosong harus dikembalikan kembali atau hanya bersifat pinjaman.

Pada saat membuat pesanan retur, pastikan nomor Reference No. diisi sesuai nomor transaksi penjualan sebelumnya agar user tidak kesulitan mencari darimana transaksi retur tersebut berasal sebelumnya.

Step 6. Pilih Save atau Save & New atau Save & Verify.

Note :

• Customer: pelanggan

• Address : alamat pelanggan

• Sales Person: nama salesman

• Warehouse : nama gudang yang berkaitan dengan salesman sebagai tempat pengembalian produk retur.

• Shipping : nama pengantaran retur pelanggan

• Shipping Address : alamat pengantaran retur pelanggan

• Payment Term: jenis tempo pembayaran

• Due Date: tanggal jatuh tempo

• Pricelist: jenis harga yang ditentukan ke pelanggan

• Date: tanggal pesanan retur

• Order No : Nomor pesanan retur yang otomatis akan diisi oleh sistem setelah tersimpan.

• Reference No : nomor referensi transaksi sebelumnya yang berkaitan dengan pesanan retur yang akan dibuat.

• Product : kode produk

• Name : nama produk

  *tanda seru (!) pada produk adalah data jumlah stock dan harga terakhir yang terjual ke pelanggan tersebut. *tanda note pada produk adalah catatan khusus yang diberikan terhadap produk tersebut dalam transaksi pesanan retur.

• Price/Unit : harga per unit kuantitas terkecil produk.

• Quantity : kuantitas yang ingin diisi sesuai konversi unit L, M, S (Large/Besar, Medium/Sedang, Small/Kecil).

• Discount : diskon yang dikenakan ke produk tersebut berdasarkan persentase (%) yang diisi manual oleh admin atau otomatis dari promo.

• Tax: pilihan mengenai pengenaan pajak. Biasanya terdiri dari PPN dan NoPPN.

• Line Total : total seluruh pesanan sebelum dikenakan pajak (price/unit x quantity - discount)

• Disable Promo Calculation : menonaktifkan promo yang otomatis ter-applied.

• Disable Conversion : menonaktifkan konversi unit produk.

• Notes: catatan keseluruhan terhadap pesanan retur.

• Sub total: total seluruh pesanan sebelum dikenakan pajak (price/unit x quantity).

• % dan Rp : diskon keseluruhan item produk berdasarkan persentase (%) maupun nilai amount (Rp).

• Tax Total : nilai pajak yang dikenakan.

• Total : Total akhir keseluruhan pesanan (Sub Total - discount % dan Rp + Tax Total). Ada tiga pilihan dalam menyimpan pesanan retur yang masing-masing akan mempengaruhi status dari pesanan retur ini yaitu Save, Save & New dan Save & Verify. - Save : simpan jika pesanan hanya ingin dibuat dengan status Draft terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan masih ada kemungkinan revisi atau perlu approval/persetujuan dari user lain terhadap pesanan retur tersebut. Contoh: Biasanya salesman membuat pesanan retur lewat aplikasi SFA sebagai bentuk draft dan akan diverifikasi oleh admin di web-backoffice. - Save & New : simpan jika ingin melanjutkan membuat pesanan retur yang lainnya dengan tetap berada di halaman membuat pesanan retur namun yang sebelumnya tetap tersimpan.

  - Save & Verify : simpan jika ingin sekaligus memverifikasi pesanan agar tidak dapat diubah lagi oleh salesman via aplikasi SFA. Hal ini juga mempercepat pengembalian stok retur secara sistem karena hanya pesanan retur yang berstatus Verified yang dapat diproses ke surat jalan retur a.k.a DR (Delivery Retur) dan faktur retur a.k.a SR (Sales Return).

Jika pesanan telah tersimpan maka akan muncul tampilan berikut ini.

Contoh : Berdasarkan gambar di atas, terdapat pesanan retur yang telah dibuat dengan status draft. Pelanggan Mini Market yang beralamat Jl. Prof.Hamka, No.53, Medan Estate, Kota Padang Panjang, Sumatera Barat memiliki pesanan retur kepada salesman Anju agar barang retur diambil di alamat yang sama. Pesanan retur ini dibuat pada tanggal 05 Juli 2023 memiliki tenggat waktu jatuh tempo COD (Cash on Delivery) di hari yang sama. Adapun jenis harga yang dari produk yang dikembalikan adalah Harga Luar Kota. Pesanan ini berdasarkan referensi penjualan dari SO-230700001/SI-230700001. Adapun produk yang dikembalikan tersebut adalah Air Mineral 1500ml dengan kode NP-001 sebanyak 1 Karton dengan harga 7.000/pcs sehingga total yang diretur adalah 700.000,00 karena 1 Karton = 100 pcs. Pesanan ini juga dikenakan biaya pajak 11% senilai 77.000,00 sehingga total pesanan retur menjadi 777.000,00.

Note:

1. Pesanan retur akan ditandai dengan nomor transaksi prefix OR- dan diikuti oleh 2 angka terakhir dari tahun berjalan, bulan berjalan dan nomor urut transaksi. Contoh : OR - 230700001 (pesanan retur yang dibuat pada tahun 2023, bulan Juli, transaksi nomor satu)

2. Pesanan retur yang berstatus draft masih dapat di-delete/hapus dan di-cancel/dibatalkan.

3. Dalam hal ini, pelanggan bisa meminta uang kembali, memotong tagihan lain atau mengganti dengan produk lain. - Jika yang diinginkan adalah uang kembali, maka admin harus memproses pembayaran melalui faktur retur. - Jika yang diinginkan adalah memotong tagihan aktif yang belum dibayar, maka admin harus membuat pembayaran tagihan melalui retur. - jika yang diinginkan adalah tukar barang lain, maka bisa dibuat pesanan baru.

Proses Verifikasi Order Retur (OR)

Pesanan yang sudah dibuat dengan status draft harus dilakukan verifikasi agar dapat dilanjutkan ke proses berikutnya. Berikut cara melakukan verifikasi OR.

Step 7. Centang nomor OR yang diinginkan.

Step 8. Pilih tanda Action garis 3 pada nomor OR.

Step 9. Kemudian pilih Edit.

Step 10. Pilih Save & Verify.

Setelah dilakukan Save & Verify, maka pesanan akan berubah status dari Draft menjadi Verified.

Proses Delivery Retur (DR) dan Sales Retur (SR)

Pesanan yang telah berstatus Verified, selanjutnya dapat diteruskan ke DR dan SR. Dalam hal ini stok produk yang diretur dapat dikatakan masuk ke sistem sesuai nama gudang yang dipilih.

Ada 2 cara melakukan approve agar dapat memproses DR dan SR adalah sebagai berikut:

Cara 1:

1. Centang nomor OR yang diinginkan.

2. Pilih Approve.

Cara 2:

1. Pilih nomor OR yang diinginkan.

2. Pilih tanda Action.

3. Pilih Approve

Step 11. Setelah pilih Approve, tentukan data seperti Driver, Fleet, Warehouse, dan Date.

Note:

• Driver: nama supir yang membawa barang pesanan retur ke gudang.

• Fleet : nama kendaraan yang digunakan.

• Warehouse: nama gudang tujuan produk yang diretur/dikembalikan.

• Date : tanggal barang masuk ke gudang.

Step 12. Pilih Save.

Selanjutnya, pesanan retur telah selesai diproses hingga DR dan SR dan status sudah berubah dari Verified --> Fully Invoice.

Gambar 1. Tampilan retur telah memiliki DR

Gambar 2. Tampilan retur telah memiliki SR

Contoh: Berdasarkan gambar 1 dan 2 di atas, OR-230700001 telah memiliki surat jalan retur atau Delivery Retur (DR) dengan nomor DR-230700005 yang telah berstatus delivered serta telah diterima oleh gudang dan telah memiliki faktur retur atau Sales Retur (SR) dengan nomor SR-230700001 yang berstatus active atau masih belum dibayar ke pelanggan.

Anda dapat melakukan pembayaran refund atau pengembalian uang kembali ke pelanggan dengan cara berikut:

Melakukan Pembayaran Melalui Sales Return

Atau, jika Anda dapat melakukan pembayaran tagihan lainnya melalui potong retur dengan cara berikut:

Melakukan Pembayaran Invoice Dengan Menggunakan Invoice Return